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人力资源管理软件干货分享:十五个外贸实用沟通技巧

发布于 2020-9-15 10:22:00   阅读次数:


外贸沟通技巧是老生常谈的问题了,但是这却是绝对不可以忽视的地方,往往和客户沟通的好坏直接和成单有着直接的关系,而这次合协人力资源管理软件的小编为大家统计出15个比较巧妙的沟通技巧。

 

1、做个周到的主人

 

如果沟通是在你的公司进行,除了应向沟通对手提供舒适的场所以外,更应该尽量配合对手,向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如,大大方方地告诉他“ You can use our office equipment if necessary.(如果必要的话,您可以使用我们的办公室设备。)协助对手对沟通内容做正确的衡量,其结果可能也是对己方极为有利的。

 

2、询问对方的意见

 

每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时,除了说出自己的想法以外,随时可加上一句你的意见是?或我想听听你对这个问题的看法。不但让对方感觉受到重视,更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。

 

3、向沟通对手表示善意与欢迎

 

如果沟通是由你发起,提供对手一切的方便,能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的,你热心地告知他:我会安排一切。不但表现出你的诚意,也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下,专心与你进行沟通。

 

4、妥善安排会面的约定

 

当你计划到海外出差,顺道拜访客户时,必须先以书信通知对方。出国以前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访,也要通过对方的秘书安排,告诉她:我想和李先生约见一次。让对方对你的造访有所准备,才会有心情和你洽谈。

 

5、沟通进行中应避免干扰

 

如果沟通的地点是在你的公司,那么请叮咛你的部属,勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

 

6、遵守礼仪

 

沟通时,仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态,这样可以增加人们对你的好感,提高你的沟通效率。此外,坐姿不良,在对手讲话时左顾右盼,都足以使人对体产生不良的印象,而减低与你洽谈的兴致。

 

7、适时承认自己的过失

 

如果你明显地犯了错,并且对别人造成或大或小的伤害,一句充满歉意的对不起,是我的错。通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼,至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解,只能火上加油,扩大事端。

 

8、抱怨不是无理取闹

 

以激愤的语气向人抱怨某事,很可能令人心生反感,而使结果适得其反。服务员上错了菜,旅馆女服务员忘了整理你的房间,送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况,着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题,不如心平气和而语气坚定地告诉对方我有怨言。然后告诉他所发生的事。

 

9、资料须充实完备

 

具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说我们有英文的小册子或 "Please take this as a sample"(请将这个拿去当样品。)时,一定会兴趣大增,进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面,便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。

 

10、缓和紧张的气氛

 

当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时,做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break?(休息一下如何?)对方必能欣然接受,紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到会议桌时,也能以清晰的思路继续沟通。

 

11、清楚地说出自己的想法与决定

 

如果在沟通场合中,你无法详实地说出心中的意念,不仅会使对方听得满头雾水,说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解,而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时,不能提醒他我有优先行驶权。或没告诉他我想我该叫个律师。你也许因此而吃了大亏。还有很多情况是特别需要提供详实资料的,例如:向医生叙述你的病痛,告诉理发师你所要的发型,向客户讲解产品的特性等。平常多注意点英美人士对这类场合的应对,您这方面的英语一定会大有进步!

 

12、找出问题症结

 

任何一个冲突或误解的产生,都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货?为什么对方不能达到你的要求?这种情况发生时,要立刻积极地探索原因。向对方探询“What seems to be the troubte?(有什么困难吗?)或问一句“Is there something that needs our attention?" 有什么需要我们注意点的吗?)都能表示你对事情的关切。知道问题的症结,才有办法进行沟通。

 

13、要有解决问题的诚意

 

当客户向你提出抱怨时,你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it(请告诉我这件事的情况。)或“I**39;m sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work(我为我的错误感到抱歉,并向您保证,我会尽全力处理此事。)令对方觉得你有责任感,也会恢复对你的信任。

 

14、适时提出建议

 

当损失已经造成时,适时地提出补救方法,往往能使沟通免于陷入僵局,甚至于得以圆满地达成协议。例如:你运送到客户手上的货物,的确不是订单上所标明的,而你又能立即向他保证我们会立即寄给您一批替换品。或者告诉他“We can adjust the price for you if you keep the material.(如果您留下这批材料,我们可以为您调整价格。)那么,客户心中的忧虑必定立刻减半,而愿意考虑您的提议。

 

15、随时确认重要的细节

 

商务洽谈中,一牵扯到金额、交货条件和日期时,除了洽谈当时要用口头复述加以确认外,合约拟好后,更要详细地过目一遍。一旦发现疑点,应立刻询问对方“Is this what we decided? (这是我们说定的吗?)合约内容真的错得离谱,就应告诉对方我得将这份合约退还给你,不能签名。以示抗议。任何合约上的问题,宁可罗嗦一点,也决不可含糊。

 


本文摘自互联网

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