人力资源管理软件职场干货:HR如何解决跨部门沟通带来的困扰?
说起跨部门合作,一般有一到两年工作经验的伙伴都会有这种感觉:单独一个部门是不能完成自己工作的。
例如,生产部门想把产品生产出来,离不开供应部门/采购部门的支持,如果原材料不能按时提供,或提供的材料不符合要求,生产就会收到极大的影响。同理,其它部门也是一样的,例如销售人员想要收到回款,就需要交付部门、服务人员交付满意的产品、服务……
而HR作为跨部门沟通场景最多的岗位,面对不同立场的情况下,如何把话说清楚,达成满意的结果,是我们特别关注的问题。今天我们就分享几条典型的基本原则,解决跨部门沟通的难题,助力各位HR在顺畅的沟通中取得满意的成绩。
原则1:沟通好先做好准备
在你跟同事沟通之前, 先把一些基本问题想清楚:
1、 你希望对方帮你做什么事?
2、 你认为他会要求你做什么?
3、 如果对方不同意你提出来的做法, 有没有其它选择方案?
4、 如果双方没共识, 你会有什么后果?对方又会有什么后果?
原则2:了解其它部门的语言
跨部门沟通不良, 很多时候都是 “ 语言不通 ” 所引起。
举例来说, 营销部人员平常讲的是 “ 相同语言 ” , 他们非常清楚自己部门的规则、 目标与期望。所以, 第二个重要的原则就是换位思考:
1、 这么做,对业务部的业绩有帮助吗?
2、 如果我是他,会接受这种做法吗?
3、 这个方法真的有用吗?
原则3:开诚布公是最好的对策
你面对的是必须长期共事的同事,因此,凡事以诚实为上策, 最忌欺骗、 隐瞒事实, 破坏信任关系。清楚的说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题。
原则4:不要害怕冲突
艾林哈特在 《有效沟通》 一书中点出,“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”
有时候, 太过和谐反而凸显不了你对议题的重视, 而且问题也不会获得真正的解决。因此, 艾林哈特建议经理人, 态度要柔软, 但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”
原则5:呈现事实,专注中心议题
美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在 《哈佛商业评论》中指出,事实 (例如目前销量、 市占率、 研发经费、 竞争对手的行为等) 可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑, 但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此提出事实 “ 可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。”
原则6:多提选项,保持弹性
当你进行跨部门协商时,尽量开发多元选项,因为多元选项能让选择不再“非黑即白 ”, 负责人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场, 不觉得有失颜面, 因此能够降低沟通时的人际冲突。
原则7:创造共同目标一起合作
部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。在跨部门沟通中, 达成一致的目标需要弄清楚四个问题:
1、 双方的共同目标是什么?
2、 有什么阻碍双方合作?
3、 创造共同目标的资源是什么?
4、 合作的价值是什么?
原则8:尊重沟通对象的权力
每个经理人都是各自管辖范围内最有的决策者, 而他们也期待别人尊重他的种权力。所以,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。
原则9:善用幽默
幽默可以做为沟通时的缓冲剂,当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。幽默使用法则的四条禁忌:
1、不谈论对方家庭;
2、 不以人身攻击;
3、 不涉及组织敏感话题;
4、 幽默有度,点到即止。
原则10:确保沟通信息无误
当你针对某件项目或议题,进行跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。一定要确保所有信息传达无误, 才不会让好不容易达成的共识大打折扣。
可以利用以下几个方法:
1、 向对方重复沟通中的主要内容;
2、 利用澄清的方式提出不明白的内容;
3、 谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。
本文摘自互联网
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