【企业动态事】员工离职,工作交接怎么做到位?广州合协人力资源软件讲解
离职管理作为企业人力资源管理的基础工作,大部分企业都建立了规范的操作流程,但人力资源部门或者用人部门在面对员工离职时,还是会遇到颇为头痛的问题:员工按照程序离职后,尚有多项工作未能完整交接,接手的新人也不能尽快熟悉新岗位工作,进而导致关键客户流失、重要工作遗漏、珍贵资料丢失等一系列问题出现。那么,如何做好员工离职工作交接,使工作秩序不受到影响甚至中断呢?广州合协人力资源软件(EHR软件)小编告诉您方法。
资料梳理是关键
每一名员工、尤其那些关键岗位上的员工,在工作中都会积累大量与工作有关的文档资料,这些资料构成了企业的知识与经验体系,属于企业无形资产的重要组成部分,一旦丢失,企业需要付出高额的成本代价进行重建。因此,资料梳理就成为离职工作交接的首要任务和关键所在,具体可以把握三个环节:
第一,资料整理。
第二,交接存档。
第三,转交备份。
需要说明的是,根据员工岗位和接收方对要接替工作的熟悉程度,接收方也可以直接与交出方进行交接,这样一是可以节省时间,同时也能够一起熟悉一下工作内容,但是直接上级必须一同参与交接,并且要对交接的内容做好审核,避免出现重大疏漏。
交接培训不可少
接收方获取岗位相关的资料以后,如果只是简单阅读或学习该岗位的文档资料,尚无法掌握该岗位的工作精髓,诸多工作细节、技巧、注意事项与特殊情况,都隐藏于各类文档资料的背后,难以通过阅读与学习就能迅速掌握。
事实上,在交接培训过程中,用人部门往往还能获得意外的收获,即通过对该岗位全面工作的梳理与互动,发现其中需要改进与变革的内容,在研讨的过程中记录和整理出来,可以有效优化本岗位或部门工作。而且,这一环节的投入对保持工作连续性的作用不可小视,用人部门不可怕麻烦、耽误时间而忽视。
实操指导上手快
古人云:知易行难。经过“资料梳理”和“交接培训”环节,基本上接收方在知识与概念层面没有问题,但知道并不等同于行动,也不等同于会操作,接收方在实践与操作上仍会感觉有一定的难度。为了实现知行合一,保证交接岗位的工作不受影响,在离职交接过程中,我们还须设置一个实操指导的环节。出于效率的考虑,实操内容应集中于该岗位的核心业务,即经常性发生、重要程度较高的工作任务。
具体操作是:交出方明确该岗位的核心业务,由直接上级予以审核确认。以薪酬福利岗位为例,其核心业务主要包括:(1)每月薪酬福利核算与计发;(2)每月社保与住房公积金业务办理;(3)季度奖金、年度奖金核算与计发;(4)年度人力成本分析与预算;(5)年度薪酬调整业务处理;(6)年度市场薪酬水平调研等。这六项工作是此岗位人员必须熟练操作的内容。用人部门对岗位的核心工作梳理完毕后,交出方就可以指导接收方对核心业务进行实际操作,次数至少一遍以上,通过实际操作及时发现问题并处理,确保接收方能够符合新岗位的实际操作要求。
全面审核防缺漏
全面审核是员工离职工作交接的兜底环节,即便是公司的制度流程对员工离职工作交接进行了详细规定,在实际操作过程中仍然容易出现走样或者偏差的情况。离职管理工作的成效关键在于执行与贯彻的力度,这要求人力资源工作者依据管理流程,对离职工作交接严格监督与审核,其中特别要注意两点:
一是审核范围。本文介绍的离职工作交接流程,不应局限于员工离职单一类型,只要是人员离开工作岗位,工作的承担者发生变更,都可以适用于本流程。从这个意义上来讲,离职工作交接流程也适用于员工内部调动、员工休假等多种情形,人力资源部门可参照员工离职工作交接的程序执行,最大限度避免因岗位与人员变动而带来的工作效率损失。
二是审核重点。人力资源部应当严格按照流程严格审核,避免流于形式,将交接资料、交接培训、联系人等作为审核重点,必要时还可参与具体交接培训环节,抽检相关的电子或纸质文档资料,定期备份部门离职材料;对未按照要求执行的,有权暂停内部调动或者离职;违规情形严重的,人力资源部可在全公司范畴内通报批评,督促相关责任人履行交接工作的具体的要求,直至责任人按照要求完成为止。
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