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人力资源管理软件干货分享:如何更好地管理维护供应商关系?

发布于 2021-8-18 10:00:57   阅读次数:


绩效评估应该是单向的?

很多公司都有对供应商的评估绩效体系,主要考核交付、质量和成本等方面的表现。但是这些考核往往是单向的,也就是只有客户考核供应商,而后者却没有反映情况的渠道。

 

在签订合同的时候,一般用甲方、乙方来代表客户和供应商,从中国古代的天干地支历法中,甲排名第一,乙在甲之后,这似乎就暗示着客户的地位就应该高于供应商,后者只能接受前者的要求。

 

对于客户来说,衡量供应商的绩效表现可能就足够了,特别是客户处于强势地位的,供应商对大客户应当言听计从。

 

但总有另外一些供应商,如体量大于客户的,或是贸易金额占其营收比例很小,他们认为双方的合作意愿是关键,而不是生意规模。

 

因此,传统的甲方主导合作模式并不管用。如果要使双方合作关系更有效,那就需要了解客户在关系中的表现,也就是从供应商的角度来评估审视客户,从乙方视角衡量甲方。

 

这一层面的关系经常被忽视,一些客户已经习惯于这种思维模式或是心态,比如“供应商是为我们服务的”或”供应商可以吸收这个成本”等。

 

然而,世界上没有完美的客户,他们的“不良”表现可能会影响双方的关系,更糟糕的是,客户可能会有意无意地漠视这种情况,除非供应商对双方关系很有信心,关系很深,否则他们很少会提出这些问题,因为这是在质疑和否定客户,可能会损害彼此的关系。

 

虽然嘴上不说,但不表示供应商会被动接受一切。受到压迫时,供应商会做出自保行为,他们可能会做出一些安排来分摊、弥补客户的单边主义行为的费用,所有这些增加的成本,最终也会让客户为之买单。客户的不佳表现只会阻碍双方关系的发展。

 

具体有哪些“不佳”表现?

一些所谓的“不佳”表现并非客户中的个别人有意为之,而是由组织的复杂度、精细化分工和KPI考核制度造成的。

 

随着公司规模的扩大,组织内部分工越来越细,采购分为了寻源sourcing和计划planning,另外还有许多的职能,把业务分割成块,各自运营自己的那部分。

 

随之而来的就是客户的行政管理和沟通成本会增加,具体反映到供应商管理中,主要的问题点会体现在以下方面:

 

1.沟通不畅。

准确的沟通至关重要。客户公司大了,发声音的人多了,难免会有相互矛盾或迟到的沟通。今天采购部提出一项要求,明天质量部又有新的指示,再往后财务又拿出了新的规定,供应商应接不暇,如果这些指令中有相互冲突的地方,真不知道该听谁的了。

 

2.预测不准确。

几乎所有的供应商都会吐槽这点,客户也通常有苦难言。预测是从客户的客户那儿来的,如果源头信息出现偏差,再加上“预测都是错的”天然属性,在传递过程中肯定是“copy要走样”。

 

3.订单推迟和取消。

正式的采购订单具有合同的效力,跟合同没什么两样。客户由于某种原因,比如2020年新冠病毒疫情爆发,被迫推迟甚至是取消订单,这种情况属于不可抗力,能够被供应商接受。但如果是因为客户自身原因,如销量不佳,想要推迟或取消订单,必定会遭到供应商反对。

 

4.人员变动和复杂的人际关系。

在企业里都是职业经理人制,说白了就是打工人。“铁打的营盘,流水的兵”,人事变动是很正常的,但每次换人都会给供应商造成些许影响,要重新去适应新人的风格。

 

另外大企业里的人际关系复杂,各个部门之间,部门内部之间勾心斗角的内耗数不胜数,而有时候还会连带着让外部供应商为之买单。

 

5.缺乏灵活性或不切实际的要求。

客户企业里,决策者和实际执行者可能是两拨人,比如财务部制定了新的规定,要一刀切式地执行新的付款政策,真正执行的是采购部,供应商情况不一样,有些强势的企业拒不接受,而采购夹在中间相当为难。

 

6.付款方式

这也是供应商吐槽客户最多的地方。付款从60天,变成90天,然后是120天。。。这还没完,承兑汇票了解一下。这些在逾期付款面前都不是事儿了。更绝的还有用实物抵货款,有个别的整车厂用汽车抵零部件供应商的货款,后者秒变4S店。

 

7.其他

由于客户内部原因给供应商带来的行政上的负担,如审计问卷,新的供应商管理系统等。

 

如何改善?

对于供应商管理中遇到的问题,客户需要听取供应商的反馈,采用双向衡量表现的方法,这能帮助客户提升整个供应关系管理中的有效性和结果。管理是一门艺术,以下有几个技巧供大家参考。

 

1.让供应商说出真实想法。

 

双向衡量系统的设计必须给供应商发言权。简单地发送一份问卷,要求供应商对客户的表现进行评价,恐怕你很难得到有价值的反馈,因为供应商可能只会说出客户想听到的东西。如“给我们的整体合作关系打分”,这样的问题不太可能让供应商说出心里话,因为实话实说的结果就会导致评分很低,而这会引发一系列问题。

 

过低的分数意味着客户的某些人工作没做到位,接下来就是要改善这些情况,把分数提上去。公开这些问题可能会导致供应商要爆料,点出具体负责人的问题,而有些矛盾是客户公司制度引起的,并非是个人原因,比如说付款周期,不是某个采购经理说了算了。

 

因此,双向衡量必须给供应商发言权,同时打消他们的后顾之忧,客户想听到真实的供应商反馈,而不是敷衍走个过场。

 

2.让供应商提出合理化建议。

 

最好的沟通方式是双方面对面的交流,如果双方已建立起了互相信赖的关系,可以畅所欲言。但受制于成本的因素,客户不可能与所有的供应商都进行当面交谈,因此客户需要以集中的方式,征集供应商关系的信息。

 

问卷调查是很好的工具,有效反馈的关键在于仔细设计的问题,应使用一些积极的、有建设性的提问。这会凸显出一些问题,但要避免指责或是会让对方难堪的情况。客户可以使用“什么方法会使我们的沟通更有效?”或“我们怎样才能更有效地合作?”此类的问题,可以激发供应商提出合理化建议。

 

这种类型的提问不需要量化,但需要解释细节,在总体上可能更有效果,并打开了讨论持续改进的话匣子。从这里开始,双方才能够致力于共同制定KPI,衡量彼此关系,实现共同进步的目标。

 

传统的供应关系管理只侧重于对供应商绩效的衡量考核,但是单向评估存在着一些隐患,客户难以了解到供应商的真实想法,直到双方合作彻底掰断时才追悔莫及。广开言路,聆听合作伙伴的合理意见,这是在充满不确定性时代中的生存之道。


本文摘自互联网

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