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人力资源管理软件职场干货:崩溃!有一个沟通很费劲的领导,是什么感受?

发布于 2024-1-29 9:56:19   阅读次数:


同事给你发了一个方案,你回复“收到”;

然后你开始看方案,写批注,打算看完了就找他对这个方案存在的问题;

没想到才看了一半,人家就过来问方案怎么样?

你说:“我正在看,正在看,看完就来找你反馈”,同时你心里嘀咕“我不是都回复收到了吗,怎么还过来问?”

这是因为只有你知道你正在看,对方并不知道。对方的感受就像扔了一块石头在大海里,只听到砰的一声,就没下文了。

那么,回复“收到”算不算及时反馈呢?

不算,及时反馈包含两个动作;
及时,收到消息立马回复,比如回“收到”
反馈,根据对方所发消息,给出答复,如果不能立马给出答复,也应该给一个时间节点。

比如“收到,我现在马上看,大概二十分钟后给你答复”或者“收到,我现在没时间看,大概几点几点能给到答复”

给别人一个明确的时间节点,有助于消除对方的“未知感”,在下一个时间节点之前,对方也可以合理安排自己的时间。

及时反馈很重要,尤其在职场中。

不及时反馈的下属,真让人抓狂

有位当了老板的朋友,讲了这样一件事。

他新招了一个部门经理,小周,名牌大学毕业,两份名企工作经历,简历更是无可挑剔。入职之后也很快显现出超强的工作能力。

但是,他的工作反馈存在很大问题,尤其是回复消息的速度一直很慢。

有一次,老板早上9点发微信问他,上周那个项目的进度情况,下午2点的时候收到了回复:“还在跟进”。

这让我朋友很抓狂,就四个字,从上午等到下午。

另外,每到月底,公司都要做下个月的工作预估并商定工作安排,小周的工作预估总是最晚交的,每次还要被我朋友催促着。

小周每次晚一两天,其他人的工作安排都要同步更新。

类似的情况还有很多,朋友无奈地说,面对这样的下属,自己真的很难不抓狂。

虽然小周的工作能力出色,能写出可行性高的方案,储备很多专业知识。但只要涉及到与平行部门合作或参与项目需要协作的时候,他就开始出问题:得不到及时反馈、需要别人一而再再而三地提醒……

一开始,朋友想要好好培养他,让他成长为部门顶梁柱,走合伙人的路线。但小半年过去了,朋友发现小周并没有成为顶梁柱的特质:靠谱感。甚至在考虑要不要继续用他。因为这种员工会给人一种能使出力气,但做不成大事的感觉。

如果一个老板或者领导,把任务布置给你之后,还需要时不时地问你。
有没有遇到问题?
做完了吗?进度怎么样?
做完了你要跟我说一声呢!

这个时候,就是你没做到事事有回应,没让他们感受到“靠谱”。

遇到问题及时反馈,重要节点主动汇报,本质上是避免给别人添麻烦,避免给别人的工作造成困扰。

这种情况也不只是下属有,很多领导也有,领导的不及时反馈,常常让下属的工作没办法进行。


不及时反馈的领导,只会拖工作后腿

我刚毕业实习那会儿,就遇到过这样一位领导。

一次,我把写好的项目方案发给他,他没有任何回复,下一个环节的同事又催得急。伴随一阵焦急的等待后,我只能去办公室找他,问他方案可以吗?结果他说还没来得看,扔了一句“放心,看完会给你回复的。”

我真的很难“放心”,那时我才刚进公司不久,对这位领导根本不熟悉,而且他每次给反馈的时间都是随机的,这种情况下,我很难建立起“百分百放心”的联结。

接着,我回去又焦急地等着,过了好几个小时,还是没有收到回复,下一个环节的同事让我再去问问,我就又去问了,这位领导的答复是“刚刚忘记了,我这会儿就看”。

类似这种情况还有很多,需要审批的方案、只有他才有的资料、出现特殊情况需要请示他等等,我都没办法得到及时反馈,常常导致我的工作没办法一下子处理完。

在这位领导手下工作,我只有很强的“失控感”,对自己的工作失去控制,不知道该往哪个方向工作,积极性也变得不高了,后来压力越来越大,人也越来越焦虑。

到现在,我自己当了领导之后,一直遵循着凡事有交代,件件有着落,事事有回音的原则。


怎样才能有反馈?

反馈也分有效反馈和无效反馈。

有些人的反馈是这样:草草告知别人,最后还带一句“反正我跟说到了,你看着办”。这是无效反馈更像是在敷衍,不管结果怎样么,先把自己责任推卸清楚。

什么样的反馈才算是有效反馈?有效反馈 = 告知信息 + 指导改正

最主要的是,形成闭环,这意味着信息的传递不再是一个单向的过程,而是一个循环。

比如,你提交了一个方案,领导给你反馈,不仅说了方案中存在的问题,还给了具体的建议和支持;你在得到这些信息后,再次修改方案并提交给领导,这就是形成循环,直到问题最终解决,形成闭环。

在整个过程中,大家都做到及时二字,即使当下手里有别的事情,也给对方一个大概的时间限,不让对方处于“悬空状态”

那么,该如何有效地回复别人的信息呢?有几个公式分享给大家,

安排性质的信息,回复公式 = 确认收到 + 行动 + 完成时间;
领导:“小李,这个项目做个方案出来。”
小李:“好的,今天做完,预计下午4点做完发您。”

通知性质的信息,回复公式 = 确认收到 + 具体行动;
领导:“小李,下午有客户要来谈合作,做好准备工作。”
小李:“好的,我会整理好会议资料放在会议室。”

跟进性质的信息,回复公式 = 完成结果 + 截止日期 + 询问是否有变动;
领导:“小李,项目方案反馈我发你了,你记得修改一下。”
小李:“好的,差不多修改完了,还剩下一些细节,需要填充和修改,预计明天中午就能全部完成。活动是不是有什么变化?”

我们需要根据不同的情况来回复不同的信息,切记不要一味的回复“好的”“收到”。

说在最后,

职场中,很多人不愿意反馈,更别说及时反馈,他们打心底不认可这个动作,通常都觉得自己把事情做了不就好了吗,有什么说的必要呢?

这是因为他们没有弄懂反馈的意义,真正的反馈,是在没有发生事故,没有新的问题,不管顺利与否,都做到上传下达。在职场中,个人的能见度很重要,所以不要只顾低头拉车,也要抬头看路。

做到事事有着落,回回有反馈,件件有结果,才叫专业。不要因为自己,给别人造成“未知感”和“失控感”。

本文摘自互联网

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